La déclaration individuelle

À noter : avec le passage en DSN, le recours à la Déclaration en DADS tel qu’il est présenté ci-après, reste maintenu en 2024 à titre exceptionnel et dérogatoire.

L’employeur doit :

• utiliser la norme N4DS, version V01X16 de 2021. Le cahier technique correspondant est disponible ici,
• utiliser la nomenclature des emplois de chacune des fonctions publiques - à consulter ou télécharger en cliquant ici,
• transmettre sa DI chaque année civile avant le 31 mars de l’année suivante.

Deux catégories d’anomalies relatives aux agents déclarés

• Les anomalies agents

Ce sont les plus fréquentes et elles concernent l’identification de l’agent (conformité entre l’état civil déclaré et le NIR – inversion nom marital et nom patronymique – orthographe des noms erronée etc).

• Les anomalies périodes

Certaines anomalies peuvent également concerner les périodes de cotisations incompatibles avec l’âge de l’agent. 

La correction des anomalies doit être effectuée sur la Plateforme Employeurs Publics PEP's :

► accès aux services ► déclarations individuelles ► corriger vos anomalies.

Vous avez reçu un courrier vous indiquant que vous n’avez pas transmis votre DI malgré la présence de cotisations dans votre compte financier ? Il existe plusieurs causes possibles à cela :

Les écarts entre montant déclaré et montant versé vous sont notifiés par courrier.

Les écarts peuvent être imputables à une situation provisoire ou en cours d’évolution : complément de DI en cours, versement récent non encore enregistré.
Dans ce cas, aucune intervention n’est requise avant que toutes les opérations récentes ou en cours soient visibles sur votre compte accessible depuis l’espace personnalisé « Cotisations » et « Déclarations individuelles ».
Dans tous les autres cas, les écarts financiers notifiés doivent être régularisés.
 

Il existe 2 types d’écarts :

Régularisation des écarts financiers

Vous devez consulter votre compte dans votre espace personnalisé « Cotisations » et « Déclarations individuelles », afin d’identifier l’origine de l’écart.

L’écart est dû à une erreur constatée au niveau du versement

Plusieurs causes peuvent être identifiées :

• Absence de versement

  En consultant vos versements enregistrés dans le service « Cotisations » de votre espace personnalisé vous constatez qu’un ou plusieurs versements n’ont pas été enregistrés. Il se peut que les versements aient été enregistrés sur un autre fonds ou un autre exercice, suite à la mention de référence ou de RIB erronés. Vous devez alors contacter le service gestionnaire (formulaire de contact) et indiquer très précisément les dates, montants, références des versements non pris en compte.

• Versement insuffisant

  Vous n’avez pas assez versé. Vous devez alors effectuer un versement complémentaire en utilisant les références de virement de décembre de l’exercice concerné.

• Trop versé

  Ce trop versé peut résulter soit de calculs erronés lors du règlement des cotisations, soit d’enregistrements sur le compte RAFP de versements effectués pour un autre fonds, suite à l’utilisation d’un RIB erroné. Vous devez alors demander le remboursement du trop versé au service gestionnaire (formulaire de contact) en indiquant :

  • le fonds concerné = RAFP ;
  • la référence de l’établissement (désignation et n° de contrat) ;
  • le montant exact à rembourser ;
  • l’exercice concerné, le cas échéant l’échéance concernée ;
  • le motif du remboursement ;
  • les coordonnées bancaires du comptable ou de l’établissement financier chargé du recouvrement (RIB).

  L’écart est dû à une erreur dans la déclaration individuelle

  Vous devez effectuer une régularisation :

  • En effectuant une déclaration complémentaire sur la Plateforme Employeurs Publics PEP's - service « Déclarations individuelles ».

   

  PAR EXEMPLE : ► si pour un agent, vous avez déclaré 30 € au lieu de 40 €, vous devrez saisir 10 € pour cet agent dans votre nouvelle déclaration ; ► si pour un agent vous avez déclaré 20 € au lieu de 15 €, vous devrez saisir « - 5 » (moins cinq) pour cet agent dans votre nouvelle déclaration.

  • Ou en effectuant une nouvelle déclaration en remplacement de la déclaration erronée.

  Dans ce cas, vous devez en parallèle demander l’annulation de votre déclaration initiale, en utilisant le formulaire de contact, refaire une nouvelle déclaration dont le montant global sera conforme au montant versé. La suppression de la DI erronée ne sera effective qu’à réception de la nouvelle DI.

Cas général

Vous saisissez une déclaration négative sur votre espace personnalisé du montant des cotisations versées à tort pour le ou les agents concernés.
Simultanément vous demandez le remboursement du montant indument versé par le biais du formulaire de contact , en indiquant :

• le fonds concerné = RAFP
• la référence de l’établissement (désignation et n° de contrat)
• le montant exact à rembourser
• l’exercice concerné, le cas échéant l’échéance concernée
• le motif du remboursement
• les coordonnées bancaires du comptable ou de l’établissement financier chargé du recouvrement (RIB)

Fonction publique d'État

Une note de la Direction générale des finances publiques en date du 20 juillet 2009 définit la procédure à suivre pour la régularisation de versements et déclarations effectuées à tort via le circuit PSOP.
Consulter la note de la DGFIP du 20 juillet 2009.